社福 · 非牟利機構
行業自動化方案

社福機構最大的損失並非金錢,而在於同工的時間與捐款人的信任;查詢回覆緩慢、資助報告趕至通宵,支持者與資助便在不知不覺之間流失。
我們協助香港社福機構與 NGO 自動化義工招募、捐款者關係、活動報名與資助報告,讓有限的人手投放於真正的服務之上,而非耗於 Excel。

自動

活動報名與收據

24/7

捐款人查詢即時回覆

少 5–8 成

報告整理時間

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SOCIAL SERVICES & NGOS

香港實況:社福 · 非牟利機構 為何流失盈利

以下四項,是我們在本港同業中最常見的情況。並非理論推測,而是每月實際流失的營收。

✕義工招募與排更依賴群組

義工報名、分組、簽到全憑群組與紙張,臨時缺席無人知悉。

長者探訪少一名義工,服務即無法進行,須即場補位。
✕捐款人資料分散

捐款紀錄在 Excel、收據在 email、慰問信依賴人手,直至續捐前才發現跟進不及。

流失一名月捐戶,一年即少數千元的長線支持。
✕資助報告趕至通宵

社署與基金要求定期提交報告,同事須埋首於多個 Excel 拼湊服務數字。

一份報告耗時三至五日,前線服務時間因此被抽走。
✕活動報名與收據依賴人手

收取報名費與義工登記,透過 Facebook、電話、紙表多方收集,點名與帳目核對容易出錯。

一百人的活動,人手核對帳目一旦出錯,退款與投訴將接踵而來。

逐項痛點,我們的應對方法

✕ 義工群組混亂
義工管理系統:網上報名自動入表、自動分組與排更,WhatsApp 自動提醒與簽到。 業務流程數碼化 →
✕ 捐款人跟進不及
捐款者 CRM:每筆捐款、收據與聯絡紀錄集中管理,續捐前自動提醒,電子收據自動產生。 捐款者 CRM →
✕ 資助報告趕急
服務數據自動匯總成報告草稿,一鍵產生表格與圖表,同事只需核對。 大數據分析與報告 →
✕ 活動報名混亂
網上報名表加 QR 報到與自動收據,報名、收款、點名一站式處理,數據自動入庫。 網站及報名系統 →

採用自動化後,您的一天將如此運作

09:00
同事上班時,儀表板已列好本星期服務輪值,以及哪些義工尚未回覆。
12:00
捐款人於 WhatsApp 查詢收據,AI 即時回覆並自動補發電子收據,無須等候行政。
16:00
活動報名截止,系統自動產生點名表與座位安排,義工到場掃描 QR 報到。
18:30
本季服務數字自動匯成報告草稿,同事下班前只需核對即可提交。

此行業通常採用哪幾項

無須一次過全面導入,通常由最迫切的一項開始。

一般可見的變化

以下為常見幅度,實際數字取決於您的客量、單價及現有流程;我們會按貴公司情況提供確實數字。

少 5–8 成

資助報告由人手拼湊 Excel 改為自動匯總,整理時間明顯減少。

即時

捐款人查詢與收據自動回覆,無須等候行政上班。

少走漏

義工排更與活動報名自動提醒,臨場失誤明顯減少。

香港實況:社福 · 非牟利機構 盈利如何回流

以下四項,說明自動化之後,原本流失的盈利如何逐步回流至您的業務。並非理論推測,而是可依據實際數據核對的結果。

✓捐款人回流

系統記錄每位捐款人的捐款週期與關注項目,於慣常時間主動致謝並報告成果。

定期捐款得以延續,籌款成本下降。
✓資助續期回流

各項資助的報告期限與成果數據集中管理,屆時自動提醒。

資助按時續期,同工不必通宵趕報告。
✓同工時間回流至服務

查詢與服務登記自動處理,常見問題由系統即時回覆。

同工的時間重新投放到前線服務。
✓公眾信任回流

捐款用途與服務成果定期推送予支持者。

支持者與資助在不知不覺之間流失的情況不再出現。

社福 · 非牟利機構 常見問題

我們資源相當有限,是否負擔得起?
可行的方法是從最迫切的環節開始。多數機構無須一次過大幅改動,可由活動報名或捐款者 CRM 一項做起,運作順暢後再逐步擴展。實際方案與價錢視乎規模而定,我們會與您清楚計算。
捐款人資料存放於雲端,是否安全?
這是相當合理的顧慮。我們會以權限控制與加密處理個人資料,並盡量配合《個人資料(私隱)條例》的要求,相關設定與您共同釐定。
社署與基金的報告格式可否自訂?
可以。報告欄目可按資助方要求設定,服務數字自動填入,同事只需覆核與補充說明。
前線同事不熟悉科技,是否適用?
適用,因為介面盡量貼近他們一向使用的 WhatsApp 與 Excel。我們會提供培訓與逐步上線,不會一次過把大量新工具交給同事。

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